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Introducción
Entorno de trabajo
Lugar de trabajo
Trato con el cliente
Proceso de atención al cliente
Necesidades del cliente
Protocolo de llamadas
Manejo de la información personal
Proceso de cobranza
AIDA Representante
Proceso de ventas
Cierre de venta
Manejo de objeciones
Trato con clientes difíciles
Asistente de oficina
Cómo organizar la información
Introducción
Proceso de trabajo como representante telefónico atender as las llamadas de los clientes que soliciten la asistencia o la adquisición de algún servicio o producto para iniciar tu labor debes preparar tus herramientas y ejecutar los procesos de llamadas además debes solucionar cualquier problema que se presente la preparación consiste en y revisar que el área de trabajo esté en condiciones óptimas por ejemplo revisar que los cables y equipos funcionen correctamente encender tu equipo de cómputo e iniciar los programas que se utilicen para el manejo de las llamadas ordenar tus insumos de trabajo adoptar una postura correcta y por último debes iniciar tu conexión en las funciones del conmutador para indicar que ya estás disponible para recibir llamadas es muy importante que siempre estés conectado porque eso agiliza el flujo de las llamadas creando cliente siempre satisfechos reduciendo la espera al ejecutar tus tareas aplicarán los protocolos y procedimientos correspondientes dependiendo del servicio que ofrezca la empresa u organización con la que trabajes los principales son atención al cliente cobranzas y ventas debes proporcionar un excelente trato y servicio al cliente para ello deberás conocer el producto o servicio identificar las necesidades del cliente y expresarte correctamente para solucionar problemas deberá saber identificar las causas y los motivos con diplomacia manejar objeciones con éxito y tratar cuidadosamente a los clientes difíciles si lo que buscas es trabajar desde casa puedes hacerlo como asistente de oficina virtual aquí conocerás en qué consiste y cómo hacerlo al trabajar como representante telefónico siempre estarás monitoreado por el call center ya que manejará su información personal sensible o confidencial querrán estar al tanto de la efectividad y productividad con la que trabajas se monitorear a tu computadora y se grabarán las conversaciones con los clientes además se contarán los minutos que estés conectado o desconectado los beneficios de estar siempre monitoreado es que si cumples correctamente con los protocolos de atención al cliente siempre estarás protegido de cualquier malentendido ya que tendrán la información grabada para rectificarla además la mayoría de los call center recompensan si cumples los horarios y tiempos establecidos para las llamadas que tengas éxito en tu capacitación.
Entorno de trabajo
Y entorno de trabajo como representante telefónico es necesario que conozcas en qué lugares pueden desempeñar tu trabajo y las personas con las que te relacionas en el campo de trabajo puedes emplearse en un centro de llamadas conocido como call center por sus tecnologías estos se dividen en análogo utiliza tecnología básica que son líneas telefónicas convencionales digital tiene contestadores automáticos y tecnología que distribuye equitativamente las llamadas call center sobre ip permite hacer llamadas desde el equipo de cómputo lo cual genera un bajo costo también puedes trabajar de manera independiente como asistente de oficina virtual o poniendo tu propio call center también colaborarán en un equipo de trabajo con el cual convivir us y deberás presentar tu trabajo en empresas muy grandes se tienen varios team leaders o jefes de grupo que son encargados de los grupos de representantes telefónicos con el team líder que te asignen es con el que tendrás más contacto este se encargará de dirigir y organizar el trabajo en algunas ocasiones tendrás contacto con el supervisor este organiza apoya y asiste al personal que elabora tanto en el área de ventas así como el área de cobranzas tu interacción con el cliente puede ser intensa diversa y a distancia por lo que debes cuidar tu voz y actitud ya que son tus principales recursos para el éxito de esta labor.
Lugar de trabajo
Lugar de trabajo es indispensable que el lugar de trabajo sea adecuado para realizar eficientemente tus funciones es deseable que el cubículo mida 3.75 metros cuadrados por representante telefónico incluyendo áreas de circulación y equipos tenga un espacio mínimo de 90 centímetros de ancho por 60 centímetros de profundidad cuente con una silla ergonómica para evitar problemas en la columna vertebral tenga soporte para los pies cuente con una barrera para minimizar el ruido entre cada cubículo y con muebles fáciles de manejar con un espacio suficiente para monitor teclado y mouse para que las condiciones en el trabajo sean óptimas toma en cuenta que la temperatura ambiente óptima es de 20 a 24 grados centígrados ya que las temperaturas muy altas o bajas disminuyen la productividad una baja oxigenación del lugar de trabajo crea una sensación de sueño para mantener la productividad es necesaria una buena ventilación dentro de los parámetros de la iluminación el 50% debe ser luz natural evita el contacto directo con el sol para no cansar o dañar tu visión si cuidas tu postura al momento de desarrollar tus actividades evitarás daños a tu cuerpo como por ejemplo la tendinitis o síndrome del túnel carpiano para evitarlas toma en cuenta las siguientes indicaciones ajusta la altura de tu silla para usar el teclado y el mouse correctamente si tus pies no alcanzan el piso utiliza un reposapiés esto permitirá una buena postura y cuidar a tu circulación sanguínea el respaldo debe estar ligeramente hacia atrás en posición vertical esta postura evitará la presión en la espalda baja y reducirá al mínimo la atención de los músculos del cuello y la columna vertebral para no tener una mala circulación evita meter los pies debajo de la silla y cruzar los no pongas el codo o el antebrazo en el reposabrazos de la silla mientras estás escribiendo o estás haciendo otra tarea ya que puedes afectar los nervios del antebrazo para que el equipo de cómputo no afecte tu visión y evites contracturas musculares tome en cuenta las siguientes indicaciones para medir la distancia correcta entre el monitor y tu estire el brazo y mide desde tu hombro hasta la punta de tus dedos esto evitará la fatiga visual coloca el teclado de modo que los brazos queden paralelos a los muslos cuando los pies están apoyados en el suelo esto disminuye la tensión muscular evita doblar la muñeca al momento de usar el mouse ya que puede provocar tendinitis es decir inflamación de los tendones para no lastimar y tensionar tu cuello evita acomodar el teléfono entre tu cabeza y tu hombro elige las diademas telefónicas ya que éstas evitan cualquier movimiento del cuello cuida tu salud siguiendo estas indicaciones así no tendrás enfermedades ni faltas a tu trabajo.
Trato con el cliente
Y trato con el cliente si el cliente se siente cómodo con tu trato será mucho más fácil que expreses sus necesidades de esta manera podrás proporcionar un servicio producto de manera efectiva para lograrlo sigue estas recomendaciones expresa tu interés por servirle escuchando atentamente utiliza frases para mostrar tu disposición como estoy para ayudarle permítame encontrar una solución utilice un lenguaje respetuoso dirígete a él siempre con la amabilidad y con seriedad pero sin que tu lenguaje sea una barrera para él evita palabras o expresiones negativas que lo subestimen por ejemplo probablemente no utilizó correctamente el aparato explícales sencillamente y de manera precisa muestra empatía diciendo frases como y entiendo lo que me dice comprendo por lo que está pasando en todo momento debe ser amable atento y respetuoso recuerda que el cliente siempre tiene la razón agradece su comunicación y reitera tu disposición de servirle.
Proceso de atención al cliente
Proceso de atención al cliente la atención al cliente debe estar enfocada en la satisfacción de sus necesidades ofreciendo un servicio de calidad solucionando cualquier problema que se presente o aclarando las dudas el proceso de atención al cliente tiene distintas etapas antes durante y al cerrar la llamada antes de la llamada debes conocer los servicios o productos que ofrece la empresa donde laboras ten siempre a la mano el catálogo o base de datos que proporcionan algunas empresas donde puedes consultar las características y beneficios de los servicios o productos que ofrecerán durante la llamada debes recibir o hacer la llamada según el protocolo de llamadas aplique el protocolo de seguridad que te proporcionará la empresa para verificar que el cliente que marca es quien contrato o adquirió el servicio o producto identifica las necesidades del cliente sugiere soluciones para sus problemas o aclara sus dudas al momento de hacer el cierre de la llamada es necesario que recapituló el servicio que eligió o las dudas que se aclararon por ejemplo señora ramos el paquete que eligió es premium el cual incluye todos los canales de televisión internet y telefonía ilimitada es correcto despídete amablemente siempre agradeciendo su tiempo y su atención al finalizar la llamada siempre actualiza la información del cliente con los productos o servicios que se ofrecieron o que adquirió.
Necesidades del cliente
Necesidades del cliente para ofrecer una atención de calidad al cliente identifica claramente sus necesidades y ofrece le justo la respuesta que espera recuerda que el cliente siempre tiene la razón así que jamás dudes de él las necesidades del cliente pueden ser técnicas son las necesidades evidentes que están ligadas al funcionamiento del producto o servicio adquirido por ejemplo alguna falla en un equipo o cambio de algún servicio expresadas lo que el cliente pide claramente por ejemplo un modelo específico de celular no expresadas se reflejan en su actitud por ejemplo si el cliente está insatisfecho sus respuestas son cortantes y su actitud es muy seria para abordar estas necesidades preséntate de acuerdo al protocolo y muestra tu disposición de servicio haz preguntas precisas y amables y aclara sus dudas cortésmente busca siempre la mejor solución a sus necesidades no discrimines responde siempre con honestidad y amabilidad no dudes del cliente y sus insatisfacciones agradece siempre la oportunidad de servirle y confirma si has cubierto totalmente sus necesidades debes asegurarte siempre de su completa satisfacción.
Protocolo de llamadas
Protocolo de llamadas como representante telefónico es indispensable que domines un protocolo de llamadas que asegure el mejor trato a los clientes este debe ser siempre preciso breve y amable utilicé la fraseología corporativa en caso de que esté especificada si no formula una y memoriza la cuando ingresa a una llamada contesta rápidamente con un tono amable y articulando bien las palabras responde con propiedad y con disposición de servir por ejemplo buenos días habla esther en que le puedo ayudar escucha atentamente el motivo de su llamada para que puedas darle las mejores opciones de acuerdo a su necesidad de acuerdo al protocolo de identificación saluda y pregunta amablemente por la persona contactar siempre dirígete a tu interlocutor de usted y tu nombre y el de la compañía o empresa que representas por ejemplo buenas tardes señor ramírez habló de la fundación y mi nombre es joel rodríguez comenta brevemente el motivo de tu llamada evita que se alargue la conversación en ambos casos ya sea una llamada entrante o saliente haz lo siguiente exprésate con palabras o frases sencillas y directas dirígete al cliente siempre de usted si ya estás en una conversación con el cliente y tienes que hacerlo esperar no deben pasar más de 20 segundos para retomar la llamada y confirmar que lo sigues atendiendo ten siempre paciencia aunque estés cansado recuerda que nunca debes afectar al cliente si está devolviendo una llamada debes hacerlo en los términos que el cliente y tú han especificado como día hora etcétera nunca te olvides de decir por favor y gracias al cerrar la conversación pregunta si tiene alguna duda sé claro y atento por ejemplo señor ramírez agradezco su atención tiene alguna duda al finalizar la llamada agradece siempre por la atención y el tiempo que te proporcionaron.
Manejo de la información personal
Manejo de la información personal al trabajar con información confidencial de tus clientes debes cumplir los principios que rigen la protección de datos personales y licitud los datos personales deben ser tratados de acuerdo a la normatividad de tu región lealtad cuida los intereses de tus clientes y no de fraudes la confianza que ponen en ti para lograrlo no utilices información falsa o engañosa sobre la empresa que representas no difundan los datos personales de tus clientes e información el cliente debe saber qué tratamiento le darás a sus datos personales mediante un aviso de privacidad este debe ser claro y sencillo para facilitar su entendimiento con sentimiento después de exponer el aviso debes preguntarle si está de acuerdo su consentimiento esto amparo legal hay dos tipos de consentimiento tácito que se utiliza en todo el manejo de la información con excepción de los datos patrimoniales y financieros expreso para datos financieros y patrimoniales finalidad debes expresar con claridad por qué se están recaudando los datos personales y qué usos se les dará y proporcionalidad cuando solicitas la información asegúrate que los datos sean estrictamente los necesarios y relevantes para la acción que realizarás que sirvan para cumplir con la finalidad que le informa este que se hayan contemplado en el aviso de la privacidad y calidad abarca los siguientes aspectos exactos y completos que la información quede registrada como la proporcionó el cliente pertinentes que correspondan al cliente actualizados que los datos estén al día correctos que no tengan errores responsabilidad el representante debe cumplir con todos los principios estándares que se han mencionado anteriormente y adaptarse a las políticas de la empresa y busca información en el país donde vives sobre las políticas y reglamentos del manejo de la información de terceros.
Proceso de cobranza
Proceso de cobranza la cobranza es una práctica que se realiza por un pago atrasado o un crédito vencido es un tema muy difícil y debe ser tratado con mucho tacto y amabilidad con los clientes deudores hay tres tipos de créditos vencidos mora temprana es un atraso de 0 a 30 o 60 días mora media s 61 a 180 días mora tardía sobrepasa 180 días estos plazos pueden variar según la empresa su función al momento de comunicarte con la persona deudora es buscar que conteste las 36 que son cuánto cuándo y con qué va a pagar de tal manera que se sienta comprometido a cumplir antes de llamar debes tener a la mano la siguiente información determina a quien llamarás puede ser el titular de la deuda un familiar o un tercero exprese el motivo de la llamada y ten a la mano la información de la deuda del cliente conoce a detalle el producto o servicio que dio el origen a la deuda infórmate de la composición de la deuda e historial crediticio identifica las alternativas de pago que puedes proponerle en caso de ser necesario determina el tiempo de conversación que destinadas a la llamada y sigue tu protocolo de llamadas al iniciar la llamada tiene la vista toda su información dirígete de manera formal y preséntate con tu nombre apellido y empresa a la que representas expliqué el motivo de la llamada informando la deuda y el tiempo de retraso por ejemplo lo llamamos porque tiene una deuda de diez mil quinientos pesos perteneciente a la tarjeta terminación 16 34 que se venció el 5 de julio luego de comunicar el motivo de la llamada haz una pausa en silencio para permitir que el cliente puede expresar sus motivos no pierdas de vista que tu misión es cobrar cumpliendo las 36 de la cobranza conduce la conversación escucha las preguntas que reorienten el diálogo a la deuda siempre de una manera cortés y amable invítalo a llegar a un acuerdo para realizar sus pagos proporcionándole opciones despídete con cortesía agradeciendo su tiempo reitera tu disposición de servirle después de concluir la llamada inmediatamente actualiza la información en la base de datos correspondiente.
AIDA Representante
Aída aída es un conjunto de técnicas que mejoran la venta estas técnicas consisten en obtener la atención del comprador mantener su interés provocar el deseo de adquirir el producto y conseguir la acción de compra adapta estas técnicas de manera que sean breves prudentes y pertinentes ya que es por teléfono recuerda siempre agradecer y manejarte con propiedad según el protocolo de llamadas para captar la atención del comprador aplica las siguientes acciones con respeto destaca la cualidad del producto o servicio del cual está interesado despierta su curiosidad para eso necesitas hacer preguntas por ejemplo te interesaría tener un plan ilimitado de canales para su televisión presenta hechos del producto en una frase que se relacione con las necesidades del cliente por ejemplo señor cortés le queremos proporcionar información de cómo mejorar la seguridad de su hogar con sistemas de alarma con la mejor tecnología en el mercado le gustaría conocer los resultados reales de esos sistemas hazles saber que estás ahí para ayudarlo siempre que lo necesite dar al cliente noticias de último momento acerca de beneficios especiales eso capturar a su atención por ejemplo señora reyna le comentó que ya se acepta el pago a crédito en los electrodomésticos y el primer mes tiene un 20% de descuento da las gracias por su tiempo y por haberte escuchado para crear y retener el interés del cliente se recomienda el uso de dos técnicas ayudar al cliente a identificar y reconocer que tiene una necesidad o que se encuentra ante un problema para lograrlo haz preguntas para saber que le gusta que no le gusta y sobre los problemas que pudiera tener en ese momento expresa la necesidad o problema que hayas identificado de manera generalizada para que el cliente no lo sienta personal hacer unas cuantas sugerencias tentadoras sobre el producto o servicio por ejemplo en una entrevista se le puede decir señora rodríguez puede obtener un 30 por ciento de descuento al momento de hacer su compra me gustaría conocer más detalles debes despertar el deseo de adquirir lo que estás ofreciendo para eso debes explicar a detalle qué es lo que hace el producto o servicio y cómo funciona destacar las ventajas que tiene el producto con respecto a la competencia mencionar los beneficios más fuertes que el producto ofrece el último paso es llevar al cliente a la acción de compra y cierre de venta para cerrar la venta evita generar presión no debes insistir demasiado porque el cliente se puede irritar expón las razones por las cuales debe comprar tu producto estas deben basarse en las características que beneficien a tu cliente guiarlo a la acción de compra por ejemplo señor sánchez contrata el servicio ahora y disfrute de forma inmediata los beneficios que ofrece estos cuatro pasos te asegurarán el éxito de cada venta y tus clientes se sentirán satisfechos con el servicio.
Proceso de ventas
Proceso de venta la venta debe estar enfocada a la satisfacción total de las necesidades del cliente a partir de un minucioso análisis de su perfil el proceso de venta debe ser cuidadosamente planeado antes durante y después de la llamada con el cliente para tener éxito en la venta teniendo siempre presente cómo lo beneficiará antes de llamar identifica cuáles son los clientes potenciales normalmente la empresa proporciona estos datos haz una lista ubicando los en orden de importancia infórmate sobre su perfil y su historial si no cuenta con ello identifica los datos generales del cliente que contactadas en ese momento para orientar tu comunicación planifica los siguientes aspectos la presentación que realizará sobre el producto o servicio los argumentos que expondrá de los beneficios que representa el producto o servicio para el cliente las características del producto que resaltará las estrategias o técnicas de ventas que usarás al iniciar la llamada dirígete de manera formal preséntate con tu nombre apellido y empresa a la que representas explica el motivo de la llamada presente el producto o servicio y argumenta las principales características y beneficios que representa para él este argumento debe estar adaptado a las necesidades o intereses del cliente proporcionarle opciones del producto o servicio con base en sus respuestas aclara las dudas que tenga el cliente y cualquier inconformidad con el servicio o producto respondiendo siempre de manera amable y sincera al cerrar la venta se paciente espera el momento oportuno y nunca presiones al cliente despídete cortésmente y reitera tu disposición de servirle al finalizar la llamada actualiza la información en la base de datos sobre los gustos del cliente como hizo su pago o la información que requiera la empresa.
Cierre de venta
Cierre de venta en la etapa del cierre el cliente potencial se convertirá definitivamente en tu cliente para lograrlo identifica los posibles momentos de cierre el cliente puede tener dudas de último momento esto no significa que hayas perdido la ventaja ten siempre una actitud positiva y toma tu tiempo para resolver cada problema de una manera amable y respetuosa mantiene una actitud servicial y comprensiva en ocasiones el cliente ya está convencido de contratar tu servicio antes de que hayas terminado tu presentación lo puedes llegar a expresar con preguntas como esto también lo vas a incluir en mi paquete ahí puede cerrar el trato cuando tu cliente esté listo de manera amable y clara hace un enlace para el cierre ya todo está listo lo único que necesito para empezar con el trámite es su autorización puedo iniciarlo cada representante telefónico tiene distintas técnicas para el cierre de ventas la mayoría ya está asignada por las empresas sin embargo puedes adaptarlo dependiendo del cliente haz preguntas a tu cliente de manera directa para cerrar el trato no lo interrumpas mientras responde te parece bien si hacemos el contrato para cuando quiere su producto da a conocer las ventajas de tus servicios en términos económicos por ejemplo este paquete le hará ahorrar ya que por el mismo precio de la competencia usted obtendrá más beneficios hace un compromiso con tu cliente si contrata el servicio me comprometo a que hoy mismo lo tendrá instalado es fundamental que cada compromiso se cumpla en caso de ser necesario ofrecerle algún beneficio extra como descuentos o promociones consulta con tu empresa las vigencias destaca la trayectoria de la empresa a la que pertenece es ejemplificando con casos de éxito por ejemplo esta es una empresa que lleva años en el mercado con más de 500 mil clientes satisfechos repite los beneficios del producto o servicio y los acuerdos a los que llegaron para luego invitarlo a concretar la venta.
Manejo de objeciones
Manejo de objeciones el adecuado manejo de objeciones denota la capacidad y experiencia de un representante telefónico para lograr sus metas y tus metas al mismo tiempo hay distintos tipos de objeciones las reales surgen cuando el producto o servicio presenta una desventaja falla o no cubre las expectativas del cliente por malentendidos se presentan cuando no quedó clara la información que expusiste por desconfianza al producto o servicio que ofrece es por indiferencia es cuando el cliente no reconoce el valor de lo que se le está ofreciendo y expresa las objeciones por medio de dudas para manejar las objeciones tome en cuenta las siguientes recomendaciones ante una objeción debemos darle siempre la razón al cliente y buscar opción de mayor valor para el que obtiene con el producto o servicio acepta siempre de manera positiva los comentarios del cliente aclara cualquier malentendido de manera sencilla y replantea la explicación busca siempre ser objetivo y convincente en la información de manera amable preguntas sobre su objeción y aclara sus dudas con paciencia mantén siempre la calma nunca debes discutir con el cliente debe ser amable sin importar las circunstancias siempre debes expresarte cortésmente siempre expresa al cliente su opinión el respetable y muy importante para ti.
Trato con clientes difíciles
Y trato con clientes difíciles como representante telefónico es tu deber mantener la calma y ser amable con un cliente difícil recuerda que tu objetivo es satisfacer sus necesidades siempre conoce los diferentes tipos de clientes para que puedas adaptar tu estrategia a cada uno el cliente impaciente siempre tiene prisa y no se le debe hacer esperar realiza una atención rápida el cliente amigable o hablador es amable simpático y se interesa por las cosas de la empresa pero puede excederse con el tiempo de la llamada haz preguntas que requieren respuestas concretas y cortas el cliente grosero discute con facilidad y está de mal humor puede ser ofensivo sin embargo siempre debes ser cortés e ignorar sus ofensas y provocaciones de manera amable el cliente impulsivo compra rápidamente y cambia de opinión tú debes actuar con rapidez para que no cambie de opinión proporcionando información breve y concisa el cliente minucioso sabe lo que busca y quiere es concreto y utiliza pocas palabras busca información exacta sobre el producto o servicio que necesita así que debes ofrecer respuestas completas pero precisas un buen trato y expresar tu interés para que tu actitud la manera en la que te expresas y el trato con un cliente difícil sea el adecuado toma en cuenta las siguientes indicaciones escúchalo con atención expresa a tu cliente frases de proximidad y empatía con su inconformidad lo entiendo permíteme ayudarle vamos a empezar por aclarar la situación y a la brevedad tendrá respuesta permítame hacer unas llamadas para poder solucionar su problema lo más pronto posible nunca te comprometas a algo que no puedes hacer porque la molestia puede empeorar no dejes que una queja del cliente te afecte a nivel personal mantén siempre la compostura recuerda que los clientes enojados son parte de tu trabajo y es una experiencia más que te ayudará a mejorar tu servicio asume tus errores y repara los ofrece una disculpa para mantener abierto el diálogo es lo mejor para tu trabajo recuerda que el cliente siempre tiene la razón se paciente y ofrece las mejores soluciones con todos los clientes debes escuchar sus motivos expresar tu preocupación y deseo de servirle resolver siempre su inconformidad agradecer su comunicación y oportunidad de servirle.
Asistente de oficina
Asistente de oficina virtual el asistente de oficina virtual trabaja de manera autónoma cumple todas las funciones que normalmente cubre un asistente de tiempo completo dentro de una oficina este acuerdo permite que se reduzcan los gastos de personal de la oficina y el asistente obtiene más independencia sobre su espacio de trabajo puedes trabajar asistiendo a una persona oa un call center como asistente personal debes adaptarte a las necesidades de tu cliente las funciones que pueden desempeñar son redacción y manejo de documentos control de agenda y pago de servicios puedes asistir en un call center con diferentes servicios sin embargo los más comunes para una oficina virtual son atención al cliente encuestas brindar información de la empresa ventas y cobranzas si asistes en un call center tendrás que cumplir con el horario y los minutos que debes estar conectado que te pida la empresa para vender tus servicios debes tener bien estructurada y planeada tu oferta de trabajo considera el equipo de trabajo básico para ofrecer todos tus servicios de manera profesional sin embargo si te contrata algún gol center te proporcionará el equipo necesario sólo tienes que proporcionar un área que no tenga ruido de mascotas niños música entre otros ya que pueden molestar a los clientes un asistente virtual trabaja de manera independiente por ello es fundamental que puedas emitir recibos de honorarios o facturas reúne teléfono correos electrónicos y direcciones de las empresas organización o personas para las que te gustaría trabajar proyecta cuáles son sus posibles necesidades del cliente contacta los para ofrecer tus servicios y mencionan los beneficios que obtendría con una oficina virtual a través de ti destaca tu interés por colaborar y eficientar sus gastos de operación con tus servicios remotos agradece la comunicación y oportunidad de presentarte es fundamental ser organizado y desarrollar una gran capacidad autocrítica enfocada en la mejora continua debes revisar diariamente cuáles son tus retos para ser más profesional prepara una lista de verificación que deberá revisar todos los días antes de comenzar tu jornada esto deberá incluir funcionamiento de equipos conexión a internet agenda del día pendientes por programar y resolver citas y trámites que procesar informes y reportes recordatorios y previsiones del día siguiente y protocolos de llamadas y trabajar de manera independiente requiere mucho cuidado en la administración del tiempo y de tus ingresos calcula cuidadosamente cada una de tus tareas programadas y evalúa tu desempeño diariamente.
Cómo organizar la información
Cómo organizar la información como asistente de oficina virtual es importante que la información que maneja es esté organizada así ahorrarás tiempo y serás más eficiente en tu desempeño realiza los siguientes pasos con tu información el primer paso consiste en crear las carpetas necesarias la jerarquía más alta será la fecha así que crea una por año dentro de ésta será por meses dentro de la carpeta del mes deben ser carpetas adaptadas a tus necesidades por ejemplo proyectos clientes o empresas ya que tienes las carpetas necesarias nombra los archivos considerando tres elementos fecha tipo de documento y empresa o destinatario involucrado para hacerlo escribe la fecha por día mes y año a dos dígitos por ejemplo el documento fue creado el 16 de octubre del 2015 y se escribiría define el tipo de documento si es una cotización carta calendario etcétera abriría los nombres por ejemplo si es una cotización puedes poner kot debes ser cuidadoso al utilizar abreviaturas ya que pueden ser confusas por último identifica la empresa supongamos que estás haciendo una cotización para esta empresa el nombre quedaría como asistente de oficina virtual puedes ofrecer un mejor servicio encontrando de manera efectiva la información y ordenando la dentro de los documentos de manera profesional.
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